Роботы в канцелярии: ИИ в СЭД

Системы электронного документооборота когда-то были передовым средством автоматизации рутинной работы. Сейчас это уже обязательная часть информационной архитектуры любого предприятия, даже не самого технологически продвинутого. Но это далеко не последний шаг в эволюции процесса обмена документами. Искусственный интеллект и программные роботы поднимают эффективность в этой сфере на следующий уровень или даже на два.

История систем электронного документооборота (СЭД) насчитывает не одно десятилетие. Когда-то эти решения применялись исключительно для автоматизации базовых операций делопроизводства, таких как регистрация и контроль исполнения документов, а также подготовка отчетов. В дальнейшем в СЭД появилась функциональность по созданию электронных архивов документов и организации рабочего процесса (workflow). Сегодня СЭД в «классическом» виде внедрена практически во всех государственных и муниципальных структурах и во многих коммерческих организациях. Многие заказчики пошли еще дальше, и от автоматизации обычной канцелярской работы (СЭД) эволюционировали до управления корпоративным контентом (ECM), в том числе и неструктурированным. Как известно, ECM-системы глубже интегрируются с бизнес-процессами предприятия и, в отличие от «классических» СЭД, представляют собой не просто хороший инструмент для автоматизации канцелярской рутины, но мощное средство для дальнейшего развития бизнеса, дающее неоспоримое конкурентное преимущество и открывающее компании новые горизонты. Как сейчас модно говорить, ECM-системы представляют собой один из краеугольных камней цифровой трансформации бизнеса с перспективой полного отказа от бумажных операций.

Грядут изменения

Цифровая трансформация подразумевает ускоренную реализацию изменений, адаптацию к быстро меняющимся условиям рынка, вывод на рынок новых товаров и услуг. Электронный документооборот и управление корпоративным контентом в той или иной степени внедрены практически у всех заказчиков. Во многих компаниях такие системы работают по десять лет и даже дольше. Конечно, разработчики обновляют и развивают свои продукты. Благодаря новым технологиям, таким как искусственный интеллект, машинное обучение, роботизация бизнес-процессов (RPA) и другим, можно говорить уже не об эволюционном, а о революционном развитии индустрии СЭД/ECM-систем.

От распознавания — к пониманию

Как рассказал Александр Родионов, директор департамента систем управления документами компании «ЛАНИТ», искусственный интеллект и машинное обучение уже используются в ЕСМ-системах. Как правило, эти технологии применяются на этапе захвата и распознавания скан-образов документов с нежесткими шаблонами либо в процессе извлечения смысла из электронных сообщений.

В качестве типового примера применения подобных механизмов Родионов называет обработку обращения гражданина в ту или иную государственную или муниципальную организацию без привлечения оператора. Благодаря обучению на аналогичных примерах нейронная сеть способна не только извлечь из такого сообщения тему, дату и информацию о заявителе, но и понять суть вопроса или претензии, чтобы затем перенаправить обращение в соответствующий департамент.

Другое возможное использование технологий искусственного интеллекта и машинного обучения — программные роботы, выполняющие рутинные операции в бизнес-процессах вместо человека. Например, робот может сравнить несколько версий одного документа или сопоставить данные из документа с информацией из внешних информационных систем.

Визуализация и ее перспективы

Еще одно из перспективных направлений развития ЕСМ — анализ и визуализация данных, накапливаемых ЕСМ-системой при обработке и прохождении документов. «В системе накапливается многолетняя статистика о том, как быстро и эффективно организация обрабатывает информацию в различных разрезах: типы документов, подразделений, конкретных сотрудников, периодов. На сегодня вся эта информация просто накапливается и не используется для принятия оптимальных управленческих решений, — рассказывает эксперт. — На мой взгляд, это направление может стать серьезным фактором развития рынка ЕСМ, но для этого необходимо найти способы анализа информации, релевантные запросам топ-менеджмента, а также требуется качественная визуализация, чтобы руководство могло принимать на ее основе управленческие решения. Именно на стыке алгоритмов анализа информации и качественной визуализации может возникнуть новая большая предметная область развития и применения СЭД».

СЭД для всех

В свою очередь, Сергей Полтев, руководитель направления современных ECM-решений компании «ЭОС», напоминает о такой тенденции, как расширение контура системы документооборота как единого пространства для совместной работы. «К работе с СЭД подключаются не только делопроизводители и руководители высшего звена, но и специалисты всех уровней и практически всех подразделений», — говорит он. Соответственно, увеличивается число программных приложений, которым необходима интеграция с СЭД. В свою очередь, разработчики СЭД дополняют системы новыми модулями, отвечающими за управление проектами, аналитику, визуализацию данных, полученных из документов, а также интеграцию с различными информационными системами и сервисами.

От рутины — к творчеству

Какие операции в области работы с документами, которые сегодня не обходятся без участия человека-оператора, будут в ближайшем будущем возложены на плечи программных роботов и искусственного интеллекта? Полина Дуйкова, руководитель направления внедрений СЭД/ECM департамента бизнес-решений ГК Softline, выделяет такие направления, как сравнение версий документов (включая поиск отличий от шаблона в процессе внутреннего согласования), составление аннотаций к документам и краткой выдержки из содержимого, классификация финансовых документов роботом-бухгалтером, автоматическое формирование авансовых отчетов, нормоконтроль и т. д. Корпоративные юристы смогут сосредоточиться на более сложных задачах, а первичной экспертизой договоров, их проверкой на соответствие закону и поиском рисков займутся автоматизированные системы на базе машинного обучения.

Меньше рутинных задач придется решать и HR-специалистам. Решения на базе ИИ смогут самостоятельно проверять резюме соискателей на предмет соответствия требованиям к вакансии.

Резюмируя, можно отметить, что роботизация бизнес-процессов, нейронные сети и искусственный интеллект планомерно завоевывают позиции в индустрии электронного документооборота. Это неудивительно, ведь, по данным «Российского центра роботизации и искусственного интеллекта», такие технологии, как RPA, позволяют добиться сокращения до 80% ресурсов на выполнение однотипной работы. При этом живым сотрудникам можно не опасаться, поскольку они смогут сосредоточиться на более творческих задачах, требующих нетривиального подхода и способствующих более быстрому карьерному росту, чем при выполнении рутинных операций.